Assemblée Générale du 17/10/2014
Association : Les Chimères de la Boite
Adresse : 41 rue d’Elbeuf 76100 Rouen
Le 17/10/2014, à 20h30, les membres de l'association « Les Chimères de la Boite » se sont réunis au 41 rue d’Elbeuf en Assemblée Générale Ordinaire sur convocation de Mr DESJARDINS Jérôme.
Une feuille d'émargement signée par les membres présents a été établie. Celle-ci figure en annexe du présent procès-verbal.
L'Assemblée était présidée par Mr CLEACH Yann, président de l'association par intérim.
Il était assisté d’un secrétaire de séance, Mr FOLLAIN Benoit, secrétaire de l'association, et Mr VOITURIER David, vice-secrétaire de l’association.
Mr TRUSSARD Jean-Michel, trésorier de l'association et Mme CLEACH Kristel, vice-trésorière, étaient présents.
Étaient également présents, les membres du bureau suivants :
- RAMONET Sébastien (Animateur)
- PETIT Florian (Animateur)
- DESJARDINS Jérôme (Vice président par intérim)
Excusés : BAGHDAD Cyrille (Animateur) et PONS Sébastien (Animateur)
11 adhérents étaient présents en plus des membres précités. L'Assemblée a donc pu valablement délibérer.
L'ordre du jour a été rappelé par le Président :
I/ Bilan financier ;
Approbation du budget ;
II/ Bilan d’activités ;
Approbation des Activités
III/ Renouvellement des mandats de membres du Conseil d'Administration ;
IV/ Information ;
V/ Halles aux toiles de Décembre 2014 ;
VI/ Point Anima Geek ;
VII/ Prévu et à prévoir ;
VIII/ Communication ;
IX/ Team de jeu ;
X/ Questions diverses ;
I/ Le Président a précisé que l'ensemble des documents étaient disponibles le soir de la réunion.
Il a été fait lecture du rapport financier et du rapport d’activités à la fin de l’année il a été constaté un résultat de 8 euros et 45 centimes au 30 septembre 2014.
Les dépenses on été variées il y a donc eu les décors, les tables x-wing, zombicide, x-wing la boite de base pour initiation, space hulk, les achats nécessaires à la buvette et tous les frais obligatoires pour 2015 comme l’assurance.
Le vote du bilan financier : (18 pour) (1 abstention) (0 contre)
II/ Le bilan d’activités
Les tournois suivant on été organisés par l’association les chimères de la boite
5 tournois x-wing ,2 tournois 40k ,1 tournoi battle et 1 tournoi eden
Il y a aussi eu 2 soirées décors 1 soirée star wars et 2 zombies nights
Les festivals auxquels les chimères ont participé sont : La Halles aux toiles, Maromme, ainsi que Anima geek à Forges les eaux.
Le vote du bilan d’activité : (17 pour) (1 abstention) (1 contre)
III/ Apres explications sur les modalités du vote de confiance les membres du bureau actuels ont été reconduits pour 1 an maximum.
Le vote de confiance pour le bureau : (18 pour) (1 abstention) (0 contre)
IV/ Il a été porté à l’attention des membres que l’association participera à l’organisation de l’INTER REGIONS Battle, le weekend du 4 et 5 juillet 2015. Des décors sont à réaliser par notre association, de quoi combler 12 tables complètes.
Il a été demandé si des membres pouvaient venir lors du weekend afin d’aider à l’organisation (sandwiches, buvette, arbitre, autre…)
V/ Il a été demandé également de l’aide pour le festival des jeux de la halle aux toiles, du 26, 27 et 28 décembre 2014. Que ce soit pour ces trois jours ou avant et après pour l’installation et le rangement.
Une demande de bannière sera faite lors de la prochaine réunion du RLN (le 03/11/2014). Nous devrons aussi fournir la liste des animations que nous pourrons assurer lors du festival sous réserve du nombre de membres participants.
A priori, selon Bruno Dufour, nous devrions repartir sur les mêmes stands (en superficie).
Une grande table de X-Wing sera certainement installée pendant les trois jours, des personnes devront y être régulièrement afin de faire « vivre » cette table.
VI/ YANN CLEACH a ensuite fait un point sur le festival Anima Geek, à Forge les Eaux du 11 et 12 Octobre 2014. Remerciements particuliers à Sébastien Ramonet, Benoit Follain, Jonathan Lemarchand, David Voiturier, et Camille, pour leur participation durant ces 2 jours. Merci aussi à Flo pour l’installation.
Un tournoi Battle est prévu les 15 et 16 novembre prochains.
Le club réorganisera les qualifications pour le tournoi national de X-wing.
Des Zombies night 2 auront lieu, début et fin Novembre.
Les zombies night 3 seront à prévoir pour début 2015.
VIII/ Il a été remarqué que le forum de l’association ne fonctionnait pas. Des efforts de la part de chacun doivent être faits afin de mieux faire vivre le forum (par le biais de Facebook entre autre).
Le principe d’établir une newsletter et de la faire parvenir aux membres a été évoqué. Il a été aussi évoqué le parrainage lors de l’inscription des nouveaux membres (création immédiate du profil forum). Tristan se propose aussi de refaire totalement l’architecture de notre forum si nécessaire, selon les directives que nous lui fournirons.
IX/ Il a été proposé d’organiser des équipes responsables des différents jeux. Ainsi les équipes devront s’occuper des animations de leurs jeux respectifs.
L’idée a été refusée par certains adhérents, car 4 animateurs sont là pour s’occuper de l’animation des jeux. Malgré tout, Yann a insisté pour rediscuter de cette idée lors de notre prochaine réunion de bureau, car les membres du bureau ne jouent plus suffisamment leur rôle d’Animateur.
X/ Au cours des débats, l’idée d’organiser des tombolas pour les membres du club a été proposée. Avec pour récompenses soit des nouveautés, soit des bons d’achat à la boite à chimères, ce qui permettrait d’éviter de se focaliser sur un jeu au détriment des autres. C’est un problème que nous devons résoudre afin que chacun des adhérents retrouve la diversité des débuts de notre association.
L’idée a été retenue par la majorité des membres présents.
Il a été également abordé l’idée de créer des T-shirts spécifiques à l’association et personnalisés. Jérôme Desjardins se propose de créer les visuels, et Bruno Dufour doit nous fournir un devis, ce qui ne nous empêche pas de faire des recherches par nous-mêmes. Chaque membre devra se payer lui-même son T-shirt, l’association ne pouvant pas couvrir ces dépenses pour le moment.
Par ailleurs, il a été proposé aussi un système de classement au sein de l’association afin que chacun joue contre chacun et éviter que des gens ne se retrouvent seuls alors qu’un même noyau de joueurs joue toujours ensemble. Plus les joueurs (tous jeux confondus) jouent avec des gens différents et à des jeux différents, plus ils marquent de points. Récompenses possibles à la fin de l’année (octobre 2015), à discuter.
Enfin, Un rappel à l'ordre concernant la dégradation des décors a été fait aux membres présents. Conformément à la charte signée lors de leur inscription, il est rappelé à l'ensemble des membres de prendre soin des éléments de décors mis à leur disposition. Lorsque des décors sont détériorés pendant une séance, il est impératif d'en avertir les animateurs afin que ceux-ci puissent les réparer si vous ne le faites pas vous-même.
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L'ordre du jour étant épuisé, la séance a été levée à 23h30.
Il est dressé le présent procès-verbal de la réunion, signé par le Président par intérim et le Secrétaire.
A ROUEN, le 21/10/2014.
Le Président de séance Le Secrétaire de séance
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Lun 27 Oct - 16:19
